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企业如何完善应收账款管理

  作者：郭晶晶律师

    企业在经营过程中难免会出现应收账款，如果催收不利导致应收账款全部或者部分无法回收，企业遭受损失也就在所难免。实践中，企业应收账款主要存在的问题如下：关注大额欠款，对于数额较小的应收账款不怎么重视；对债务人经营状况关注的少；催收欠款时要求债务人作出书面还款承诺的少且催收欠款过程中缺乏有效手段或途径，遇到困难便容易退却；经常寄希望于协商解决，及时果断采取法律手段维权的比较少，导致协商阶段的时间拖得太长，从而错失良机。

尽管每个企业遇到的情况以及应收账款管理方法各不一样，但企业如果能有效地从法律角度加强对应收欠款的管理，就有可能防患于未然，即使产生欠款纠纷，也能尽可能的将风险降到最小。本文将对企业应收账款相关的问题稍作介绍，希望能给企业应收账款管理有所启发。

一、事先预防，未雨绸缪  

（一）完善合同版本

    1、根据企业业务类型及实际情况建议相应的合同模板，在可能的情况下，尽量采用自身模板与客户签署业务合同；如果企业处于弱势地位不能采用自身版本时，也可安排企业法务或者外聘律师对合作方版本作必要的审核，确保无对企业重大不利的条款在其中。

    2、对于企业对外签署的每一份合同，都应当做好备案，并且录入企业数据库，以备监管和查档，并且可能情况下，尽量列明具体责任人，由责任人负责合同履行的监管，以确保发生问题时明确责任。

对于以邮件往来形式确立的合同，也建议双方事后尽量以书面确认一下相关合同要素并存档，以免发生问题时明确双方责任。

（二）做好客户分类

    企业在业务往来中，往往会遇到各种各样的客户。对于长期合作的客户双方接触时间比较长，相互信任，即使一时欠款，但是从长远来看，还款的概率也远超那些短期合作的客户，因此，对于长期客户的欠款行为，合同制约和协商解决可能更合适。而对于短期合作的客户，则企业需进行一定的甄别，除在合同中做更加严格的约束外，还需重点关注以下几个方面：主体资格及经营范围；偿债能力；支付方式，比如若债务人出具的是票据(债务人能出具应收票据的，则要尽量采用该方式，因为应收票据的风险远远小于欠条之类的条据)，则要严格审查所开票据是否规范；必要时尽可能要求债务方提供担保，因为经担保后的债权优于其他债权优先受偿，这是降低风险的有效方法。

二、事中监测，保留证据，积极维权

（一）合作期间密切关注债务人经营状况

    多数人认为欠债还钱是天经地义的事，但不注意对债务人的经营状况进行必要的了解和监测，导致很多应收账款到期后债务人或是生产经营状况发生严重恶化、面临倒闭，或者早已人去楼空，企业要想收回欠款变得很困难。因此，企业作为债权人，应指定相关合同负责人定期关注债务人的生产经营状况，发现异常时及时报告企业并针对性的采取必要的应对措施。

(二)积极搜集和完善证据

民事诉讼实行“谁主张，谁举证”的原则，如果当事人对自己提出的主张举证不能，则要承担不利的法律后果。因此，企业在日常的合同履行过程中，就需要注意留存对己方有利的证据，并尽量采用书面方式。如：有关债务方主体资格的证据、合同或协议；送货单(一定要向对方签收，是单位的要加盖公章)、托运单、欠条及各种结算票据等，其他与该欠款有关的电报、传真、函件邮件、聊天记录，历次催款的公函、律师函等等。

（三）长期欠款定期对账

    对于长期欠款，不管是长期客户还是短期客户，都经根据实际情况确定对账时间，定期对账，明确双方的欠款数额、欠款时间和还款日期。双方签署的对账函件，对于债权人来讲，可以起到诉讼时效中断，重新确立诉讼时效的作用。

（四）及时采取有效措施实现债权

    1、维权方式

    欠款纠纷发生后，最常用的手段是协商，协商不能解决的，可通过调解、申请支付令、发送律师函、仲裁/诉讼等方式解决，以上手段只要运用及时和恰当，就会收互事半功倍的效果。下面着重介绍支付令、律师函以及诉讼方式。

    申请支付令是收回欠款的有效途径之一。根据我国民事诉讼法第十七章规定，债权人请求债务人给付金钱、有价证券，符合下列条件的，可以向有管辖权的基层人民法院申请支付令：债权人与债务人没有其他债务纠纷;支付令能够送达债务人。债务人在收到人民法院发出的支付令后十五日内没有清偿债务，或没有向人民法院提出书面异议，债权人可以向人民法院申请强制执行。可见向人民法院申请支付令以收回欠款的最大好处就是时间短、见效快。当然若债务方在法定时间内向人民法院提出了书面异议，则必须通过诉讼程序处理。

    发送律师函也是收回欠款的有效方式之一，尤其在现在强调社会信用的背景下，律师函的威慑力越来越大，如果通过签发律师函向客户提出问题的严重性，客户将会考虑通过诉讼方式解决对其的不利后果，一般会偿还借款。对于债权人来说，既快捷又便于继续维护双方之间的友好合作关系。同时，债权人委托律师向债务人发出律师函，也是启动诉讼程序的必要准备，可以引起时效中断的法律后果。

    诉讼手段是最有效的也是最终的保护债权的手段。诉讼手段之所以是最有效的手段，其根本原因就是它依靠的是国家强制力，只要债务方不履行人民法院已生效的法律文书，债权人则可向人民法院申请强制执行，而不以债务人的意志为转移。有的债权人对通过诉讼手段催收欠款缺乏信心，比如担心分期还款的最后期限没有到期就起诉，可能对已不利，但实际上《中华人民共和国合同法》第167条明确规定：“分期付款的买受人未支付到期价款的金额达到全部价款的五分之一的，出卖人可以要求买受人支付全部价款或者解除合同。”

对于那些因特殊情况可能灭失或今后难以取得的证据，可根据实际情况及时向人民法院申请证据保全；对于那些因客观原因不能自行收集的证据，可及时申请人民法院调查收集。

债权人还可在起诉之前或起诉之后，向人民法院申请财产保全，以确保在判决之后能顺利收回应收欠款。

    2、及时在诉讼时效内主张权利

   我国民事诉讼法规定的诉讼时效一般有两种，一种是普通诉讼时效，一种是特殊诉讼时效。普通诉讼时效又称一般诉讼时效，是指除法律有特别规定外可以普遍适用于各种民事法律关系的诉讼时效，普通诉讼时效为二年，企业应收账款催收一般适用两年的普通诉讼时效。

   当事人若未在法律规定的诉讼内主张自己的权利，则尽管仍可以起诉要求债务人偿还全款，但将丧失胜诉权。因此，企业应当在诉讼时效内及时行使自己的权利。这样，即使暂时无法及时实现债权，但也会导致诉讼时效中断并重新起算，可以避免因超过诉讼时效而导致债权无法实现的情况出现。

    那么诉讼时效何时起算呢？分两种情况，如果双方约定了债务履行期限，则根据法复〔1994〕3号《最高人民法院关于债务人在约定的期限届满后未履行债务而出具没有还款日期的欠款条诉讼时效期间应从何时开始计算问题的批复 》的规定，“双方当事人原约定，供方交货后，需方立即付款。需方收货后因无款可付，经供方同意写了没有还款日期的欠款条，根据民法通则第一百四十条的规定，对此认定诉讼时效中断。如果供方在诉讼时效中断后一直未主张权利，诉讼时效期间则应从供方收到需方所写欠款条之日的第二天开始重新计算”，也就是说根据该批复，如果双方曾约定了履行期限，当履行期限届满后，债务人未履行义务而出具了没有还款日期的欠条，则诉讼时效期间应从债权人收到债务人所写欠款条之日的第二天开始重新计算。如果双方未约定还款期限，适用〔2005〕民二他字第35号批复，诉讼时效期间应从债权人主张权利时起算。主张权利的形式可以是直接向对方主张并给与一定的宽限期，也可以是直接向法院起诉。

三、事后总结，亡羊补牢，消除隐患

   每次延期收款情形出现或者应收账款纠纷解决后，企业内部都应及时进行沟通和总结，根据企业实际情况，循序渐进的采取相关针对性的措施，以确保同样的情况不会二次发生。